コープさっぽろDX
BYODはじめました。でも、まだ「BYODって、なんですか?」が殆どであることを実感。ここからスタートって感じっす
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BYODはじめました。でも、まだ「BYODって、なんですか?」が殆どであることを実感。ここからスタートって感じっす

コープさっぽろDX

私自身も、BYODと昨年春頃聞いて、「え?」って聞き返しましたよね。デジタルな変革で、一番みんながビビるのがこの横文字ですよね。新しい言語が沢山でてきて、頭文字だけのこんな感じで「ビーワイオーディー」っていわれてもねー。直観的に「このことかな?」とも思えない感じが、ムリーってなっちゃうんだよね。

が!しかし!!説明を聞くと「なるほどー」と思えるのも、この手のものの特徴だったりもする。さあ、まずは覚えよう!

ということで、この1年、BYODのルールを決めたり、どういう時にだれが使う?管理方法は?各部署そもそもニーズってあるの??など、実態を把握しながら導入の検討をすすめました。

BYODとは?

BYOD(Bring your own device、ビーワイオーディ)
職員が個人保有の携帯用機器を業務に使用することを示す。

なぜ、BYODを導入するの?現状課題は?

コープさっぽろではSlackやGoogleWorkspaceなどでの職員同士のコミュニケーションツールが活用されるようになり業務に必要不可欠になってきていました。一方、各拠点でのネットワークインフラ環境も改善!よりネットワークを活用した連携が増えていけちゃうようにもなってきた!
このような環境で、「頻度は少ないが情報連携ができた方が良い職員」へ選択肢の緩和と明確なルール作り及び具体的推進方法を決める必要があるよねーというフェーズになっていたのです。

コープさっぽろでは、業務でスマホを沢山利用する職員は、「業務用スマホ」を貸与しています。でも、上記に書いているとおり、「頻度は少ないが情報連携ができた方が良い職員」が存在するのも事実。さらに、今時スマホって、まー殆どに人が自分のものを持っている。あと、2台持ちはいやだなと思う人、自分のスマホが使いやすいと思っている人など様々だったりしますよね。

コープさっぽろでのBYOD導入の目的はこうだ!

情報連携をして業務をスムーズに進めるため。
内部コミュニケーションを「Slack」で円滑に進めるため。

具体的事例は例えばこんな感じ。

  • パートナー職員が、上司や関係者に連絡をする(勤怠報告など)

  • 店舗など事業に関わる緊急連絡(商品関連・トラブルなど)

  • 成功事例の共有する。

  • 担当地域関係者への一斉連絡

【メリット】
①業務効率の向上とサポート工数削減
使い慣れている端末なのでスタッフが操作方法などを熟知しているために迷いなく操作でき、業務用端末使用時よりもシステム部ヘルプデスクなどに問い合わせすることも少なくなる。
②端末を複数台持つ必要がなくなる
業務用とプライベート用の2台のスマートフォンを持つ必要がなくなることで、バッテリーなどの端末の管理が楽になり、紛失リスクも減少する。

【デメリット】
情報セキュリティリスクが増加する
プライベートでさまざまなアプリケーションをインストールしたりWebサイトを訪問したりすることで、不正なアプリケーションのインストールやウィルス感染などの恐れがあるが、私物デバイス自体のリスクでもあるために個人管理にて対応してもらう。←BYOD規程によりリスク回避。

ってことで、BYOD規程をつくりました。

ここで大切なのは、セキュリティ対策!

当然、自分のスマホ使えるけど、じゃあセキュリティって大丈夫?職員が退職したときどうする?など、タスクチームで検討しました。

基本的に、私物端末使えるけどアカウントはコープさっぽろのものだからね。退職したら、アカウント削除するよね!アカウント削除したら私物端末に入れてたアカウントごと削除されちゃうから見れなくなるようにシステム部で管理してくれています。

BYOD利用するときは「私物端末使うよー」って申し込んでね!Googleフォームで簡単申込!

ということで、「私は、自分のスマホ使うよー!」を意思表示してもらうことにしました。あくまで、自分のスマホを使うか使わないかは、ご本人次第!任意です。使っていることをシステム部で把握だけできるようにしておきます。万が一、スマホを紛失しても、申告してくれればアカウントごと見えないようにすることもできちゃうんです。

「やっぱり、自分のスマホで仕事の情報みるのやめまーす」も申告してね!ということに。

そして、「BYOD説明会」を5月に実施。みんなに、「私物端末を仕事で使うこと」について説明したよ。

たかが自分のスマホ使うだけじゃーんと思うでしょ。
でも、ここに至るまでタスクチームで約1年MTGしてました。
そもそものニーズ把握とスマホ利用実態調査から始まり、セキュリティチェック(各スマホ種類あるし!)、ルール決め(ここは法務や人事部の見解も含めて議論!)、認知拡大のための資料準備、説明会準備などなど。

システム部の及川さん、中内さん、山崎さん。
まずは、動き始めましたね!どうもありがとうございます!

ということで、コープさっぽろでBYODが始まったよ、というお話でした。

文:おがた

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