コープさっぽろDX
固定電話さん、いままで本当にありがとう!Dialpadさん、これからよろしくね。
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固定電話さん、いままで本当にありがとう!Dialpadさん、これからよろしくね。

コープさっぽろDX

コープさっぽろでは、昨年6月から少しづつですが、固定電話からDialpadに切り替えています。なぜ?Dialpadにしたのか?そして、ゆるやかに切り替えているのはなぜなのか?など、この1年を振り返ってみます。

Dialpadとは?

◆Dialpadは、音声・ビデオ通話、メッセージ、ミーティング機能を オールインワンに兼ね備えたプラットフォーム。
◆デバイス(パソコン、スマホなどの機器)にアプリケーションをダウンロードする だけで使える通信システム。
つまり、固定電話のように機器を新しく用意する必要がない!

IP電話って?

IP電話は、IP(Internet Protocol・インターネットプロトコル)という通信方式を利用した電話サービスで、インターネットに接続して音声を届ける通話方法です。

コープさっぽろは本部で年1回席替えがあるのだ!

え?Dialpadと何が関係あるの??
はい、大ありなんですよーーー。
本部には300~400人いて、部署も、今数えてみたら、なんと!77ありましたー(驚)
この年1回の「部署の席替え」は、断捨離や、部門間連携のためにシャッフルするのですが、その年の事業方針や強化内容により毎年変化があります。
個人的にも、縦割り業務の脱却とお互い連携を意識できるという意味でとても効果があると思います。
さらに、どうしても多くなる資料や備品を一掃できるので、この席替えは恒例であり重要だったりします。

電話番号は、部署ごとにあるので、席替えのたびに業者の方が来てくださって、配線を変更し、回線工事をするわけですね。これは、労力も費用も当然けっこうかかるわけです!
内線番号も当然、移動するので都度指示表をつくる総務部の皆さんも大変な作業がありました。

スマホの普及で固定電話の利用頻度が劇的に減少!本当に必要なのかな?

席替えの労力の話の他に、ここ数年の業務行程を振り返ると、お取引先の方との連絡は、メールかスマホで済んでいるという事実。あれ???固定電話って使ってないかも????
当然、全ての部署が利用していないわけではないです。
でも、部署によっては「なんとなくずっと使っている」という事実もありました。

まずは広報部だけで使ってみた。

昨年3月から広報部15名で、Dialpadセットして利用開始。
この時は、固定電話も1か月だけ併用利用。
6月には完全移行する前提で、使い始めました。
と言うのも、名刺や広報誌などに固定電話番号を記載していたため、急になくすと迷惑がかかってしまうから!
まずは、メンバーをDialpadに登録。各自パソコンやスマホにアプリをインストールしてスタンバイ完了!

最初は、どーかなー?と思いつつも、なんとなく使えてきました。
ちょっと、通信が安定しなくてブツブツ切れたり、音が良く聞こえない!などの不安定さはありましたが、これは同時進行していたネットワーク環境構築とも関係があったらしい。今では、不安定さは全く感じません。

あと、私の場合は、パソコンとスマホ両方で使うかな?と思いましたが結果、スマホでしか使ってないです。まー、当たり前なんですけど、パソコンだとかかってきたときに、イヤホンなどつけるとかヘッドセットするというアクションがめんどう。
スマホは、いつも使っているとおりで良いのでそうなりますよね。

ただし、パソコンのみにアプリを入れて作業しているメンバーは、ヘッドセットと、受話器タイプのハンドセットというタイプのものを比較してもらいましたが、やっぱりハンドセットが使いやすいということになりました。
ここは、好みや業務によって選ぶほうが良さそうでした。

USBハンドセットはパソコンにつなげるだけ!簡単


コープさっぽろでは、Dialpadは固定電話の代替え!

ということで、こういうものは「使って馴れる」のが一番。
5月末には、固定電話を撤去しました。

本部でDialpadが学習会を実施した。(2021年6月実施)

以下は、昨年6月の学習会の資料の1枚。
2020年1月から内部職員の連絡手段は基本的にSlackです。
で、Dialpadは外部の方との連絡に使いましょう!ということを伝えています。

固定電話からDialpadに変える時に、大切なのは
何故、変えるの?
変えると、どう良くなるの?
このことをまずは目線合わせしないといけないです。
さらに、伝える側が、腹落ちしてないといけません。
これは、DX推進するとき「何にでも共通して言える」ことですよね。

固定電話じゃできない、便利な利用イメージ①

当然、固定電話じゃないってことはどこにいても「電話にでられる!」ということですもんね。移動中や外勤中の職員にも転送できちゃう。
これは、わかりやすいし便利です。

便利な利用イメージ②

いつも、みんなが自席にいないときだって、ありますよねー。

便利な利用イメージ③

これは、まだ実現していないのですが。(まだ本部中心に変更しているので)例えば、107店舗にもDialpadが導入されたとすると、登録しておけば検索で名前をいれるだけで連絡できます。

便利な利用イメージ④

例えば、お取引先Aさんから電話がかかってきて通話を開始します。すぐ後に、お取引先Bさんから同じ番号にかかってきても違う人が出ればOK。
25回線まで対応可能です。

導入するときはここをチェックしてね!

切替えたことで、周りに迷惑がかからないように確認事項を共有しました。

少しづつ、各部署のタイミングでDialpad導入が進んでいます。まずはこの1年の振り返りでしたー。

文:おがた

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