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社内報なびより「デジタルにすると、作業効率が変わる!すごいぜ!G Suite!」

コープさっぽろ全体のデジタル化推進に伴い、これまで紙資料でのやりとりがメインだったコープフーズ(株)でもG Suite(現Google Workspace)を活用したデジタル改革を実践中。その舞台裏をお聞きしました。

※この記事は、コープさっぽろ内で毎月1回発行されている社内広報誌「なび」の特集をそのまま、DXコープさっぽろを読まれている皆さんにもお伝えしちゃおう!という記事です!

「名もなき業務」や「見えない数字」をオープンにして効率化

コープフーズ(株)はご存知の通り、総菜やカット野菜等の製造配食サービスや、給食受託事業などを手掛ける食品工場です。工場では従来、内部・外部でのやりとりの多くを紙で行ってきましたが、昨年からの「コープさっぽろデジタル推進化」の名を受け山田専務と小林さんは「できるところ」から改革に着手。学習会の開催などデジタル推進本部のサポートも受け、抵抗感なくスムーズに切り替えできたよう。G Suite(現Google Workspace)を導入したことによって、見えていなかった業務や数字がオープンになり、具体的な改善策や課題に気づけたと話します。

「紙について印刷などのコスト面はもちろんですが、資料の準備、配布、整理など担当する個人に大きな負担がかかっていました。また工場内のロスの料などの管理は集約されておらず、”知っている人は知っている”的な状況で、ロス3割削減という目標を前に、”数値の見える化・オープン化”は不可欠でした」と小林さん。

 連絡の際、既存のメールだと返信がなければ伝わっているのかわからず再確認するてまも。それらこまごまとしたことを解消する便利な機能を知って「今までどれだけ時間を割いていたのか…」を実感したそう。

 水や火を多用する工場内は、精算指示書などの紙の必要性は残っていますが、改革は着実に進んでいます。現在FAXで行っている原料発注も、データ送信への切り替えを検討中。

 「HACCP(ハサップ)運用上も荷受けから出荷までの原料とレース管理が必要なので、G Suite(現Google Workspace)とも紐づけて変えていきたいですね。」

※プチメモ
「HACCPとは?」
 HACCPは、食品を製造する際に工程上の危害を起こす要因を
分析し、それを最も効率よく管理できる部分を、連続的に管理して
安全を確保する管理手法です。
 WHO(世界保健機関)とFAO(国連食糧農業機関)が合同で
運営している、食品規格委員会によって発表されており、
国際的に認められているものです。

日本では、令和3年6月1日から原則としてすべての食品事業者
(食品の製造・加工、調理、販売等)にHACCPに沿った衛生管理に
取り組むことが義務付けられます。

※HACCAPは下記の言葉が合わさった言葉です。
H=Hazard    危害
A=Analysis  分析
C=Critical  重要
C=Control  管理
P=Point       点

「デジタル化」で負担減! G Suiteでこう変わった!

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【週次報告をチェンジ!】
「全員からメール受信→ダウンロード→ファイルをまとめる→対象者へ送付」から、「スプレッドシートに記入」 で完結に!

山田さん「週次報告は以前、メンバー全員からのメールを私が一括で受信し、取りまとめていました。送付する対象者ごとに『この人にはここは必要だけど、ここは不要」など内容が異なるため、全てに目を通してからまとめ直しをしていましたが、その作業にかなり時間を取られていて…」

小林さん「デジタル推進本部に学習会を開催していただいた際『できることから』ときっかけをいただき、週次報告資料をG Suite(現Google Workspace)で運用することに。スプレッドシートの機能を使い、登録のメンバー各々がシートに記入し、内容は全員がいつでも必要なときに閲覧できるようになりました!」

【日別・ライン別の数値管理をチェンジ!】

「部署ごとに独自の方法で管理→共有できずブラックボックス化も・・・」から、数値の集約管理でいつでも点検可能に

山田さん「日別、ライン別の数値もスプレッドシートへ記録する方式に変更。ロスデータの集約により、動向がいつでも点検できるようになり、早い段階で”ロスの原因”を見つけて手を打つことが可能に。現在は棚卸実績報告もスプレッドシートで集約管理しています。」

小林さん「2020年度の重要な目標課題として、コープフーズ(株)で掲げているのがが”ロスの3割削減”。ですが、工場には多数のラインがあり、今までは部門内それぞれで数値を管理していました。管理の方法もバラバラで、リアルタイムでの情報が見えにくかったのは事実ですね」

特に活用しているのが、「スプレッドシートの機能」

小林さん「表計算ソフトとして有名なエクセルと近い機能を持つスプレッドシート。大きな違いは、作成したデータをWEB上に公開することで複数の人と共有できること。また、同時編集も可能なので、アクセス権を持つ人なら誰でも1つのシートに書き込んだり、修正を加えたりすることができて超便利です。」

スゴいぜ!コープフーズ!

文:青田美穂
写真:工藤了
note用注釈編集:にーおか

スキありがとうございます❗
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