人財育成部のデジタル化を追ってみた。
こんにちは！にーおかです！
コープさっぽろ、デジタル化デジタル化と日々取材をして記事を作成している訳ですが、、、。
「システム部と、広報部だけうまく行ってるんじゃないのー。」
「他の部署はあんまりうまく行ってないんじゃないのー」
なんて、投げかけをされることもしばしば。
ということで、コープさっぽろいろんな部署の今を追う！
今回は、人財育成部の採用グループ長である小濱さんと、川口さんに話を聞いてみました！！
（左：小濱さん、右：川口さん）
始まりは一つの仮説
人財育成部のデジタル化の始まりは2018年のこと。新卒採用の面接にSkypeの導入を始めたのがきっかけといいます。
そもそも、、、の話なのですが、コープさっぽろの年間採用人数は約4,000人。総合職、アルバイト、パートの採用企画を人財育成部で担当しています。
応募者からの問い合わせ対応や、お店で行っている採用をどのようにすれば、採用費を下げて応募効率を上げることができるのか、といったような企画をするのが、主な仕事です。もちろん、新卒採用の採用説明会や、面接設定、運営等を行っているのもこの部署です。
従来の採用は、採用担当が全国をまわり合同説明会への参加や、面接会場での面接の実施を行っていたコープさっぽろ。2019年度採用を行っていた際、ふと一つの仮説にたどり着きます。
「現地に行くんじゃなくて、テレビ会議でも、もしかしたら何も変わらないんじゃないか」
当時の小濱さんの上司は現広報部長のオガタさん。「やってみたらいいよ！良いものは使お！とりあえずやってみよ！」というスタンスで人財育成部はSkypeを用いて採用面接をする。というのを、トライアルで進めていきます。すぐに全部オンラインで！！とするのではなく、評価に差がでるのか、感じるものが違うのか等、直接現場で面接を行う人と、オンラインで札幌で面接を行う人が同じ面接に参加をし、検証を実施したといいます。
「その結果、まったく差がなかったんですよね。それなら、遠方面接はオンラインでいいじゃん」となったといいます。執行役員など上席の人たちには反対されなかったのでしょうか？
「反対は全くされなかったですね。いいじゃんいいじゃん。いいものならどんどん使ってこって、中島さん（専務理事）が後押しをしてくれました」
こうして、オンライン面接の検証がスムーズに進み、来年度の採用から活用していこう！となったタイミングで、新型コロナウィルスによる緊急事態宣言が発令。3月に予定されていた合同説明会や、単独説明会がすべて中止となってしまいました。
中止になったけど、全く問題なかった。
合同説明会や、単独説明会が中止となってしまうと、採用活動の中で一番多く接点を持てるはずの大事な機会が、無くなってしまい今後の新卒採用活動において、大打撃をうけてしまいます。コープさっぽろは、どのようにどの危機を乗り越えたのでしょうか。
「実は、そこまで大きな打撃って受けていなくて。採用は全く問題なく出来たんですよね。」
な・ん・と・・・。打撃を受けていないというでは無いですか。どうして、打撃を受けずに済んだのでしょうか。「全て本当に丁度よかった」と、小濱さんは言います。
「実はSkype面接の実施に向けて、SNS広告を打って全国の方にアプローチをしてみたり、オンラインのイベントを出て「全国的な集客を」というのを進めていたんです。一番タイミングが良かったのは、Google Workspace™の導入がコープさっぽろで進んでいたこと。個別説明会も、合同説明会もGoogle Workspace™のMEETで実施することができたんです。Google スライドで説明会資料を作ったり、インターンシップを実施したりすることが出来たんです。」
Skypeで実証実験をやるさなか、コープさっぽろで進んでいたのはデジタル化。Google Workspace™の本格的な利用促進が進み、面接や説明会などはすべてオンライン化。札幌の学生たちも面接はMEET、説明会も単独でオンラインでMEETを活用して開催される事になりました。
「トライアンドエラーでも、やってみよう！進めてみようという、空気があったのもあり、すごいスピードで進んで行きました。」
コロナ禍になり、より面接や候補者とのやり取りにデジタル化が求められる中、人財育成部では、福岡にあるエフコープさんや、JA北海道中央会さん、サツドラホールディングスさんや、ろうきんさんなどと、合同でオンラインインターンシップを実施しています。
（福岡の生活協同組合エフコープさんとのコラボインターンのスライド）
「各社との打ち合わせもすべてオンラインで行わせてもらっていて、議事録もGoogle ドキュメントで即時に作成して、即時共有しているんですよね。各社さんから、『こういう使い方ができるんだー』と反応してもらえたりして、ニヤニヤしています。」
それもこれも、人財育成部の業務や作業がすべてデジタル化されていることで、実施出来たことだとも言います。デジタル化が進むことによって、仕事の内容が大きく変わってきたと、川口さんは言います。
より効率的に、よりわかりやすく
2017年に新卒で入協した川口さんは、まずは宅配本部に入りトラックに乗り各家庭に注文品を運ぶ配達員として、コープさっぽろでの仕事をスタートします。2019年10月に人財育成部に異動となり、採用担当の業務をスタート。
その当時から、今にかけて目まぐるしくいろんなことが変わっていったと思います。川口さんの中で変わったことは何だったのでしょうか？
「やっぱりgoogleはすごいなって思います。本音をいうと最初はものすごく使いづらかったんです。大きく違う訳ではなく、若干エクセルとSpreadsheet、PowerPointとGoogle スライドの操作感に違いがあって、その若干が微妙に使いづらさを生んでいたんですよね。でも、その使いやすさよりも便利さが勝っていたんです。」
と川口さんは言います。
皆さんは、普段表計算ソフトを使っていて上司やチームメイトに資料の変更を確認してもらう際、どのように確認してもらいますか？
作成したファイルをメールに添付し、確認してください！とメールを送る。そこから、メールで修正点が返ってきて、そのメールを見ながら修正をするもしくは、ファイルにコメントで修正が入っていて、その修正をする。そんな形で仕事をしているのではないでしょうか。Google Workspace™の利用促進によって、その点がものすごくシームレスになったと川口さんは言います。
「チャットでURLを投げれば良いので、一回一回メールで長文を書いてというのが無くなったのが、一番大きいですかね。メールってすごく”おおごと”感がでるというか、CC入れ忘れたのでもう一度送り直します！っていったようなことも発生したりしていて、チャンネルを作ることによってそういうこともなくなりました。」
Google Workspace™を効果的に使えるようになったことで、より作業がシンプルにそして効率的に進められるようになったという川口さん。「どうやったら川口さんがより、作業工数少なく業務をできるようになるかという風に考えるようによりなった。」というのは、小濱さんです。
「業務基準書というものが、コープさっぽろには存在しているんです。この基準書を読めば、誰でも作業できるようにしなさい。という大見理事長の方針で、各部各仕事はほぼほぼ基準書通りに進められるようになっています。この基準書を作ることで、普段から『どうやったらここは効率的になるんだろう』とか、『ここを変えることで、より工数減るよな』っていうのをみんな考えられていると思うんですよね。」
システムを導入する時、「〇〇っていうシステムが便利そうだから使ってみたい！」という、システムを使うことをゴールにシステム導入する方も多いかと思います。そういうシステム導入の方法ももちろん良く、多くの場面で利用するシステムやITツールの選定はそのように行われていると思います。ただ、人財育成部のシステム導入やシステム利用は、「作業効率化のポイントが明文化・明確化」された状態で、「効率化させる為にシステムを導入する。作業をシステムに置き換える」という考え方がされているため、「導入したものは必ず使う」し、「導入後の作業効率が非常に上がる」というとても良いループを生み出せているように見えました。
人財育成部だから感じる課題感
ここまで導入したシステムを上手く活用出来ている人財育成部ですが、課題感を感じることは有るのでしょうか？話を聞いてみると、全体の人財育成を担当する部署だからこその課題を感じていました。
「デジタルを活用出来ているからこその、課題感はすごく感じています。」
というのは小濱さんです。今の大学生は授業もほぼほぼオンラインで実施されています。そのため、テレビ会議で授業を受け、プレゼンテーションツール（PowerPointやGoogleスライド）を活用して、画面共有をして発表をする等、基礎的なITリテラシーがとても高い状態になっています。
そのため、新卒採用の場面での合同説明会や選考会で、人財育成部が同じようにITツールを活用していると「コープさっぽろ全体が同じように活用できているんじゃないか」という風に思う学生も多いのではないでしょうか。一見するととても良いことに思えるのですが、そうではないと言うのです。
「実際の配属先にもよると思うけど、宅配本部や店舗本部などでは、中々うまく新しいツールを活用出来ていないという状況があるんです。なので、コープさっぽろ全体でITリテラシーが高い人たちが多いだろうという想定で、入協してしまうと、入協後大きなギャップを感じ早期離職に繋がってしまうと思う」
と、小濱さんは危機感を感じています。当たり前だと思って使っていたツールが使えなかったり、周囲の人に理解をしてもらえ無かった時、はたまたITを駆使できる世代にとっては、すごく非効率なことをしているな・・・。と感じることも、もしかしたら入協後発生するかも知れません。その結果、新卒で採用した若い学生たちはストレスを多く受けるかも知れないという、「ITリテラシーのギャップ」による危機感を感じていました。
「そうならないように、対策を取る必要があるし、丁寧な説明だったり、学生が入協するまでの間に、理解を促していく必要が私たちの新しい役割として求められるんだと思う。」
と、小濱さんと川口さんは話を締めくくりました。
さいごに
人財育成部は率先して新しいシステムや、ツールを使いこなしています！出張が多かったり、面接や説明会などで席を外すことが多い人財育成部にとって、本部に出勤せずとも作業がスムーズにできる今の状況はまさに、水を得た魚のようにも見えます。
「まだまだ改善したいことが沢山有る」という小濱さんと川口さん。
少数精鋭の人財育成部だからこそ、ITツールを導入することによる業務の効率化で、より多くの候補者や職員に「より便利に」「より効率的に」感じてもらう必要が有るのかも知れません。
今後の人財育成部がより楽しみになりますね！！！
文：にーおか