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幹部会がテレビ会議システムからMeetになった!費用も方法も優しい選択。2年間の構想が現実になった日。

コープさっぽろDX

コープさっぽろでは、毎月1回「幹部会」があります。「幹部会」とは、役員が、幹部職員(基本的に職員聴講OK)に向けて経営に関する報告や発信をする会です。もちろん、コープさっぽろは、北海道各地区に職員がいますので、参加となると今まではテレビ会議システムを利用していました。
このテレビ会議システムは、多分10年くらい(もっと長いかも?)使われています。各地区本部などの会議室に設置されており、大きなモニターで接続したものをみんなで視聴するという環境です。
それを、2022年4月の幹部会からMeetへ移行したよ!というお話です!

テレビ会議システムからGoogleMeetへ

2020年3月頃。世の中はコロナ禍となった頃です。
コープさっぽろのデフォルトをGoogle環境にすることになり、あらゆる改善が始まりました。Google環境をベースにSlackやその他色々なことを連携していくというものです。それまでは各仕組がバラバラすぎてカオスだったものを整理していったのです。その中のひとつに、「テレビ会議システム」もありました。
テレビ会議システムを使用するためには、年1回莫大な利用料がかかっていましたし、利用している機器は長く使用していたため不具合も多くなっていました。機器の費用も当然かかるわけです。
この費用が永遠にかかる構造を絶ちたーい!と思っていました。なぜなら、今は、こんなに費用をかけなくても勝手に更新されて費用も安価で代替えできる選択肢があるわけで。今回のGoogleMeetのような。
職員が、Googleアカウントを持っていればもれなく使えるツール!
これは、替えない理由はありません!!

簡単に変えられない理由


一方で、沢山の職員はこの「テレビ会議システム」を使用することに慣れていて便利に使えているという事実もありました。さらに、2020年頃は、まだ職員にノートPCが行き渡っていないというハードルもありました。(つまり、大きなモニターでみんなが会議室で見るという選択肢しかない)
なので、まずは2020年後半には、Googleアカウント&ノートパソコン付与をものすごい勢いでシステム部の皆さんが実施してくれました。
それでも、まだまだ旧来の問題としてネットワーク整備という課題も!
GoogleMeetに替えるよー!とみんなに言うためには、当然ネットワーク環境が安定していないと「見れないじゃん!」となるわけで。
このあたりも、物凄いスピードで改善が進んだわけです。
今考えると、ネットワーク改善やパソコンの普及してくれている間に、GoogleWorkspaceやSlackなどのコミュニケーションに職員ひとりひとりが一歩一歩馴れていく期間にもなりました。各部署や個別に、オンラインMTGなどをしてGoogleMeetに慣れていきました。
前向きにとらえると、コロナ禍にもなり、やむを得ず使わざるを得なかった時期でもありました。今思えばですが、全部、良い結果への流れだったのかも?とさえ思います。

不安な声もいっぱいあったなーと振り返る。

テレビ会議システムを止めて、全部GoogleMeetにしたいんですけど何か困ることってありますか?

当時、頻繁に利用していた部署の皆さんと個別打ち合わせをしました。すると、おおよそ同じご意見がかえってきました。

①今まで馴れているし、新しくなってやり方を伝えられるか不安
②パソコンで個々に見るとなった場合、個人で対応できるか不安

つまり、「見れなかったり、使えない場合の対処を個別にする不安」に尽きるということでした。
これらは、マニュアルを作り、困ったらSlackでいつでも「助けてー」が言えるチャンネルを作りました。
が、実際には殆どこの件でのお困りごとは無かったです!
案ずるより産むがやすし、でした。

そして2年経過して、シフト!!

2022年4月22日、システム部からSlackで全体発信!

4月25日の幹部会は無事終了!
全道各地からも、視聴できなかったなどの声はありませんでした。
さらに、Meet視聴する際には録画も実施しているので、万が一見れなかった場合でも共有可能となっています。

間違いなくセカンドステージに来ていると確信!

今回は「テレビ会議システム」からGoogleMeetへのシフトの話でしたが、こんな風にコープさっぽろ全体のコミュニケーションツールの変化と習慣化の基盤ができたことで、色々なシフトチェンジがしやすくなっているんだなと思いました。

出向の方が「コープさっぽろスゴイ!」と言ってくれた!

4月に、コープさっぽろに出向で来てくださった方にGoogleWorkspace&Slack学習会と久々に実施したんですが。
もう私たちは当たり前になっている、コミュニケーション方法をお伝えすると、「なんて効率的なんだ!!!」と驚愕してくださいました。
特に、Slackでのスピード感あるやりとりと、GoogleWorkspaceでのカレンダーでのスケジュール招待、ドキュメント議事録あたりに感動されてました。

そうかー。そうなんだー。
やっぱ、進化してるんだねー。

文/オガタ

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