GoogleWorkspace移行プロジェクトを動かした職員を追う!!
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GoogleWorkspace移行プロジェクトを動かした職員を追う!!

昨年11月16日。
コープさっぽろのシステム関係では、大きな動きがありました!
それは、「メールアドレスのドメイン変更」です。

それまでは、
「todock.coop」を使っていたのですが
「sapporo.coop」へとドメインが変更になりました。
 ※詳細の変更内容はこちら!

ドメイン切り替え当日までの心情を実況中継していただいていたのですが、、、。ようやっとまとめる時が来ました!!

ハラハラドキドキの臨場感を、皆さんも感じていただける内容になっているかと思いますので、、、ぜひご覧ください^^

Xdayに向けてのカウントダウン

11月4日 やまさき 
とりあえず質問チャンネルにたくさん質問がきていてわちゃわちゃしてますー
11月4日 やまさき 
どんどん質問の内容が難しくなってくるw
11月13日 やまさき
さすがのわいも胃が痛くなってきてます汗笑
落ち着いたらみんなで飲みましょー!!

サイトの差分埋め依頼よーし、ショートカットの変更作業手順よーし、メールの差分データ移行よーし 

ドライブとカレンダーの最終差分移行は日曜日
メール移行失敗してる人たちへの連絡、メールが多すぎてダメな人たちは明日やーる

ラベルに全角スペースが含まれててダメな人たちは連絡ずーみ
11月13日 やまさき
まだ一度もログインしていないユーザー数1089
11月16日 やまさき
わーい、遠足前の小学生状態でござるるる

そして迎えた11月16日の就業時間

Slack上の質問チャンネルに沢山の投稿が・・・。

今朝、各部署で「sapporo.coop」でログインしようとすると
「アクセス権限」がないという表示がでる方がいることを確認しました。
みなさん、先週の時点でログイン設定をされている皆さんです。
原因わかりますでしょうか?(※私は入れています)
Gフォーラムの書き込みができません
パスワードのリセットをお願いできますでしょうか。



後日分かったことですが、11月27日までの10日間で
質問が198件、Slack上で飛び交ったとのことです。

実施してみてどうでしたか?を聞いてみた

やまさきさんと、たけさんに今回の移行プロジェクトについて、Slack上でお話を聞かせていただきました!

ーおつかれさまでした。今回沢山出ていた質問って、想定の範囲内の質問が多かったですか?それとも「これが多かったか」って感じですか?

やまさき:カレンダーがーとかドライブのファイルが権限がありませんって出てみえないーとか、G-Forum(Googleサイト)が見えないーとかも結構ありましたけど、予想はしてました。

パスワード忘れちゃった、はあるかもしれないけどこんなに多いとは思ってませんでしたねー。
そして、結構Google WorkspaceとSlackを混同?しているのか、パスワードを忘れた系の問い合わせでもよくよく聞いていたらGoogle WorkspaceではなくてSlackだった、とかも多かったです。
サービスを意識せずに使っているという点ではDXの第一歩を歩み始めているということなんですかねー??

ーなるほど、、、そもそもなんで今回移行が必要だったのでしょうか?

たけ:前回記事にまとめてくださっていた内容が、一つの目的だったかと思います。特に、Meetでできることが増えることと、Googleドライブの容量無制限は、オンラインで仕事をしていく、という方針に対して、大きなメリットととらえられていたかと。

やま:そうですね、あとは既存環境のプランはBasicで一番お安いプランのため、メールとドライブの合計容量が30GBまでとか、いろいろなことができなかったのがエンタープライズプラスプランにすると前回の記事にあるような事ができるようになるという点が大きいです。

ー今回のプロジェクト対応で、一番大変だったことってどんなことですか?

たけ:ここはやまさき さんお願いします!

やま:やはり、質問対応ですかねー。
準備の時点ではある程度、こんな問題が出るかもしれない、こんな質問が来るかもしれないと予想を立ててFAQ資料を作ってはいたものの、蓋を開けると予想外の質問がたくさん来たり、予想外のユースケースが多々あったりで、その場でどう対策するかを考えFAQを更新していったりと瞬発力を求められる場面が多々ありました。

Slackチャンネル上での質問の数は移行してから12月末までの時点で約300あり、他にもメールや口頭、電話でもたくさんきていました。
電話では埒があかなそうな場合は本部内の方であれば席に行って対応をしたり、遠い拠点の場合はそれでも電話で粘り強く(モノによっては2時間くらいかかってた)対応をしていました。

たけさんや、林さん、あこさん、瀬戸田さんと一緒に質問対応をしていたのですが、最初の1週間はそれこそ1日中質問対応だけをしていて終わるような日を送っていて、他の仕事がなにもできない状態でいました。
そんな大量の質問が集中するなかでも胃がやられたりとかにならないでいられたのは、長谷川さんから「100点は目指さんでええねん、ツールで出来なかった所は手動でやるとかでごめんなさいってしたらええねん」という言葉でした。

また、対応中にクレームに発展してしまった際に対馬さんが電話を代わってくださって、直接説明をしていただいたりといった、上司としてのフォローもしっかりとしていただけていました。
他にもシステム部の常本さんや、ITサポートの太田さん、丸山さんにも電話での一次受け対応をしていただいたり、Slack上でも別の部署の方が回答のフォローをしてくださったりと色々な方達に協力をしていただけていたことも大きく、ありがたかったです。

まとめ

今回の移行に際して、1件1件丁寧に対応をしているチームのみなさんが、本当に印象的でした。その点を、やまさきさんに「すごいですね」と投げたところ、、、

当たり前やんけ!!!至上命題ですよ!!
ここで情シス力を発揮せねばどこで力出すねん!!!(浪速魂)

いろんな問題ごとを解決するのは情シスのお仕事です。
たとえ得意分野でなくても。ぐぐりながら、ベンダさんに聞きながらでも回答するのは情シスの役目だと思ってます。

と、返答があり、さらにすごいなぁ・・・。となったのでした。


編集:ニーオカ

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