作業の自動化が部門主導で進んでいく!!
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作業の自動化が部門主導で進んでいく!!

コープさっぽろDX

皆さーん!こんにちは!にーおかです!!

最近、日中は暖かい日が続いて、道路の雪が溶ける様になってきたのですが、夜は寒いので、ブラックアイスバーンになっている札幌ですが、皆さんのお住まいの地域はいかがでしょうか?

さて、今日はSlackを歩き回り情報収集しているときに見つけた
変化についてです。

とても小さいけど、とても大きな変化

コープさっぽろには、連絡文書というものがあります。
店舗や宅配センターなど、全道の遠く離れた場所に複数の拠点がある、私たちが全職員に対して、全体の大事な変更点や、連絡を伝える正式オペレーションと位置付けられているのが連絡文書です。

連絡文書はこんな感じです。

当日分の連絡文書は、当日の14時までが受付。
以降は翌日掲載ですよ。という運用ルールになっています。

11月の中旬ごろから、14時過ぎた付近に、担当の方が「本日の受付は14時で終了いたしました」と、アナウンスを手動で上げていました。

それが、ある日突然。。。

Slackワークフローで、自動的に通知されるように、
切り替わっていました。

切り替わる直前、締切時間を過ぎて
連絡文書の掲載依頼を出した私のせいかな・・・。と
ガクブルしていたのですが、、、どうやら私だけではなかった様です笑

こういう、小さな作業もいわゆる”ちりも積もれば山となる”作業。
時間を過ぎてから、掲載相談にくる方の対応や調整をするのも、工数がかかります。

どのようにして、今の形に変化をしていったのでしょうか?

元々は紙で集約していた連絡文書

連絡文書という名の通り、元々は紙で集約をしていたという全社連絡用の文書。紙からデジタルへやり方を変えることになったのは、G-forum(コープさっぽろ内の職員専用の情報共有サイト)のリニューアルがきっかけだったと教えてくれたのは、連絡文書の取りまとめをしている「あべさん」です。

あべさん:インフォメーションの掲載方法(見せ方や自分たちの作業含め)を、新しいG-forumに変更になるのを機に見直そう、と思ったのが全ての始まりでした

見直そう!!と決めた後、どの後に動いていったのでしょうか?

あべさん:システム部の瀬戸田さんに、相談をしに行きました。私たちがこういう形になったらいいな。という情報を含めて、話をさせてもらい、下記の様にやりたいことをまとめました。

・以前、緒方さんが連絡文書チャンネルを作ってくれていたのでそれを活かし、発信希望の方に投稿してもらう。
・インフォメーションは毎日14時までに投稿されたものを掲載すると言う決まりだったので、14時以降は翌日の掲載ですよ~、とお知らせしたい。

店舗本部側の要望

色々とやりたいことがある中で、まずは、新しい掲載方法をスタートさせました


新しい掲載方法というのは、googleスライドでの掲載のことを指します。

今までは、紙ベースで連絡文書を店舗運営部まで提出してもらい、14時までに集まった連絡文書と目次となる表紙を作成。それらを一つにまとめてスキャンをしPDF化してフォーラムに掲載していたというのです。

全体への受付方法変更アナウンス

デジタル→紙→デジタル→紙→紙→デジタルな流れだったんですね。。。
それは、、、大変ですよね(泣)

あべさん:そうですね。工程は多かったですね。全体を変えるステップとしては、Microsoft officeの利用を止めることを機に、連絡文書のフォーマットをGoogleドキュメントにして書式の統一化を図りました。

G-forumへの掲載方法についてどう変更するか検討中だったため、この時はまだ紙ベースで提出していただきスキャンして掲載、という流れは変えませんでした。

その後、G-forumが新しくなるのを機に、連絡文書の提出形態をGoogleスライドに変更、提出もデータのみにし紙を廃止し、現在の掲載方法を構築しました。

見る方もカラーで以前よりは見やすくなったかなと思いますし、こちらの作業自体も「表紙の印刷」「スキャン作業」「スキャンデーターのDL」が無くなり、新たに「Slack連絡文書チャンネルへの投稿データーのコピー」という作業はありつつも、2工程削減できました

2工程削除できるだけでも、だいぶ作業時間は短縮されそうですね!!

Slackの自動ツイート

あべさん:連絡文書受付チャンネルもほぼ定着してきたかな、と言う段階で、締め時間の案内を手作業でポチポチと打ってアップしていたところ、八木橋さんからひと言「これ、毎日阿部さんがアップするの?(笑)」的な感じで教えてもらったんです。

プログラミングをしなくても、Slackワークフロー使えばできるよ!と。店舗運営部の八木橋さんが教えてくれたんです。ワークフローとはなんぞや!?そんな便利なものがあるのか??と言うことで、教えていただき(気づいたら作ってくれて・・・)ました。

実際、「自動投稿」は、他のチャンネルでも見かけていましたが、きっと大層なプログラムなんだろな~、みんな凄いな~と思っていたのですが、こんなに簡単に自動投稿ができるようになるとは・・・

ワークフローで、通知を自動で走らせるようになり、よかった点などはありますか?

あべさん:もちろん、毎日、ポチポチと打つ作業はなくなりました(笑)それと、連絡文書を投稿される方(部署)への連絡が目で見てもわかり周知できると言うのは大きかったと思います。

以前の紙ベースで受付している時も「14時まで」とはいいつつも、時間過ぎてお願い(緊急性のもの以外)されると断れないところもあったりして、結果、掲載作業が後押しになったりインフォメーションの修正作業が増える等が発生していました。

毎日締め時間の案内がされるようになったことで、投稿する側への認知度も上がったと思っています。データーでやり取りするようになって作業カイゼンされたと思っています。


Slackワークフローが得意としているのは、
決められた時間に、決められた作業をすることや、
同じ手順で、同じ作業をすることです。

今回、部署にワークフロー活用に詳しい、八木橋さんがいたからこそ、
できたことかもしれませんが、各部署に一人いるデジタル推進リーダーが、今回の事例以外でもガシガシ、部門のデジタル化を進めてくれているので、また、事例を集めて皆さんにも共有できれば!と思っております!

取材に協力をしてくださったあべさん。
ありがとうございました😄

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