職員用ポータルサイトをリニューアル Vol.2
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職員用ポータルサイトをリニューアル Vol.2

コープさっぽろDX

いざ!勉強会

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説明会の様子(第1回目)

勉強会は2回開催(内容同じ)。日常的にG-forum(Vol.1参照。コープさっぽろの職員用ポータルサイト)を使ったり情報発信をしたりする部門の本部スタッフを中心に、総勢201名の職員がリアル・オンラインで参加してくださいました。

資料はGoogle Workspaceの「スライド」で

説明会資料は、チームでザクザクと作成しました。複数人が一度に編集できるってすばらしい!
PC操作が苦手な職員も少なくないため、操作説明部分を細かく手厚くするよう心掛けました。そしてこのトリセツ部分だけコピー&少し手直しして操作マニュアルも作成。ドライブ管理でいつでも確認できます。

fスライド
資料の一部

トップページ以外のサイト数は現在74!

既に編集されているサイトと、テンプレートのままのサイトが混在していますね。

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初期発行から増減して元の74サイトに。

まだ作業に取り掛かれていない人や、わからなくて止まっている人などなど、事情はそれぞれですが、新・G-forumの「困った!」は、Slackのチャンネルで質問や回答を共有しています。

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「困った!」の投稿はできるだけ早く返信するよう心掛けています。

個別に教えて!&一緒に作業しよう!

個別に操作方法を指南して欲しい、というお申し出は4件、そこまでじゃないけど不安な方のために、2時間程度の時間を設けて、この会議室に居るから一緒に作業しましょー!わからないところを聞きに来てー!出入り自由だよ~!という会も2回設けましたが、こちらは参加者が少なく、きっとまだ本格的に作業していないのかもしれない、質問はこれからたくさん来るのかも?という気がしています。

始動してからが勝負!?

現在、新サイト開始から5日経過しましたが、思ったほどのトラブルはない様子。2日目までは質問などが多数投稿されましたが、今はだいぶ落ち着いています。
後は、まだテンプレートのままのサイト編集者の皆さんへどうリマインドしていくかが課題ですね。

デジタルとは言え、作業は一つ一つこなしていかなくてはならないので、旧サイト終了時いっぺんにコピーしなくてはならないコンテンツがあったり、膨大なコンテンツを整理しまくったり、まだまだやることは盛りだくさん。
まだ旧G-forumが閲覧可能なので、実際に機能停止してから慌てる人が出ないように、しっかりフォローしていきたいです。

新しい学び

今回のプロジェクトの途中でGoogleサイトの仕様変更があったことによる問題解決、質問されて新たに気づいたこと・機能・特徴などがいくつかありました。
これについてはまた次回お伝えできればと思います。

文・編集:のぞみ


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