デジタルツールで業務効率化！オールコープで取り組む仕事改革の成果
部署や職責を超えて、コープさっぽろに根付く「改善・改革」の文化。この文化を浸透させた取り組みの1つに、2010年から続く「仕事改革発表会」があります。
仕事改革発表会は、IE（ムダを見つける視点）とQC（問題解決の手順）の観点から現場の改善を進め、優れた事例をコープさっぽろ全体に波及させることを目的に、年に十数回定期的に開催されています。
2023年に実施したこれまでの発表会では、デジタルツール、特にスプレッドシート略して「スプシ」を使った発表が多数見受けられました。今回は、発表者から代表して部署の異なる4名に集まっていただき、発表までの裏側やコープさっぽろのDXについて語ってもらいました。
コープさっぽろの「仕事改革発表会」とは
コープさっぽろでは、2007年から現場の知恵を経営に活かすために、改善事例発表会「北の感動物語」（現「仕事改革発表会」）を開催。IEとQCの観点から現場の改善を推進し、事業部を超えて優れた事例の水平展開を目的としている。
2023年度は、部署や階層ごとに分かれて300名以上の職員が発表予定。発表者は自身が取り組んだ改善事例を制限時間内でプレゼンし、その模様はオンラインでも配信される。
発表者4名の紹介
「スプレッドシート活用による事務作業の改善（5月5日発表）」農産部 事務兼トレーナー 磯谷（いそがい）ちはるさん
事務作業時間削減に着手。エクセルマクロで行っていた複雑なあらゆる集計業務をスプシ化し、関数を用いて簡素化。トータルで週6時間40分の削減に成功。工程数減少でストレスも減少。惣菜トレーナーとして臨店頻度の増加や商品開発などの時間確保に成功した。
「宅配プロフィールデータの集約方法改善（5月5日発表）」 マーケティング部 （日本生協連より出向中）中村 大希（なかむら たいき）さん
年に一度発生する、トドック地域担当が集めた組合員のプロフィールを集約する作業。以前は担当が記入用紙に手書きしてブロックマネージャーがエクセルに打ち込んでいたのを、担当が直接スプシに入力するよう切り替え、各所計165人分の作業時間をあわせて年間648時間削減。
「商談時間削減による業務改善（5月5日発表） 」畜産部バイヤー 山本 紘輔（やまもと こうすけ）さん
商談時間を「①見積書の事前提出」「②スプシで価格交渉を電子オークション化」「③商談前に各社へ確認事項をスプシの情報共有シートへ入力依頼」で削減。さらに商談書と企画書をスプシで統一フォーマット化、月次集約のスプシも改善してトータル月21.3時間削減。
「電話受付業務の見直し（4月19日発表） 」 株式会社 コープフリエチーフ 冨谷 直美（とみや なおみ）さん
業務で最も時間を割く電話対応時間の短縮に着手。宅配事業部のコールセンターで運用しているエスカレーションを導入したいと、スプシで代用。電話での組合員情報聞き取り事項を減らし月1000分の削減に成功。さらにスプシとSlackのひもづけにも着手中。
日常の不便さに気づくことが業務改善の「チャンス」
ー もともとデジタル系は得意（好き）でしたか？
磯谷：いいえ！農産部に配属した時は「エクセルって何？」状態。 集計を頼まれ、条件が変わることもあり必死でした。でもデジタルの知識は、今後必須となると思ったので、興味を持って取り組むようにしています。
冨谷：得意ではないです。必要に迫られて、ですね。でも競争で優位に立つためには必要なので、遅れないように付いていきたいです。
ー 今まで当たり前だった業務に疑問点をもつ“視点”は、どうしたら養えますか？
冨谷：私の部署は1人当たりの業務量が多いので「どうしたら早く効率よく作業が出来るか」を常に考えていますね。
山本：今回の改革発表内容は、「とにかく時間がかかって仕方ない」ことに着目しました。ある作業を「めんどくさいな」「いやだな」「他にもっと方法ないの？」と感じたら改善のチャンスです。
「デジタルの民主化」を目指して。教えあうことで広がるコープさっぽろのDX
ー 今後の改善策はやはりアナログよりデジタルでしょうか？
中村： もちろんデジタルを活用せず「ちょっとした工夫」で業務を変えていくことも重要で、一概に比較はできません。でも今はデジタルの方が、改善の余地はかなりありますね。
冨谷：コープさっぽろでは今スプシが主流ですから、取り組むには何事もスプシで、という感じです。ちなみにデジタルと言っても、もうエクセルはあまり使用しませんね。
ー “デジタルツール”を使って問題を解決するコツはありますか？
磯谷：スプシで改善させたくても、最初はやり方がわからないから、まずYouTubeを見たりググったりして作ってみる。でも初めから上手くは作れません。今回の改革ではその“ある程度”の状態でシステム部の瀬戸田さんに持っていったら「こういうことがしたいんだね」と直してくださいました。
山本：私はひたすらググってますね。「こうなればいいな」と思う文言をそのまま打ち込む。それで「あ、これだ」とみつけて同じ関数を使ってたどり着いてました。でも1人でできたんじゃなくて、パソコンが得意な先輩バイヤーや部長が、アドバイスをくれたり、一緒に考えてくれたり。
中村：マーケティング部の改革発表も、部署の「皆で改善」したものを私が代表して発表したんです。デジタルが得意な人は、コープさっぽろ内でも年々増えていますよね。1つの部署に1〜2人はいて、その人に「こういうことやりたい」って言ったら「こんなやり方があるよ」って教えてくれる。そうして覚えて、また（得意な人が）増えていくという感じです。
探究心と行動を重んじるコープさっぽろ。オールコープでデジタル化の波に乗る！
ー コープさっぽろのDX化は他社よりも進んでいると感じますか？
冨谷：はい、感じます。私が携わる取引先はいまだFAXやメール、ワードにエクセルが主流です。
磯谷：進んでいますね。一部の人間ではなく、学ぶ気持ちがあればコープさっぽろで雇用されている人すべてがデジタルの知識にアクセスできますよね。システム部の瀬戸田さんが自主的に開催してくださる「デジタル改善相談」や、年に10回程開催される「デジタル勉強会」など、教育体制も充実しています。まさにデジタルの民主化です。
中村：実務担当が改善を「思いつく」ことはあっても、実際にアクションをするには、組織の気風が大事です。仕事改革発表会の枠組みと年に3回更新する「業務基準書」の存在は、そんなコープさっぽろの改善気風を支えていると感じます。
ー コープさっぽろの改革の波に乗るにはどのような意識や努力が必要でしょうか？
中村：新しいものはとにかく触ってみる。最近ではアップシート、今後はChatGPTなどを、まずは実際に操作してみることで、自分の業務改善に生かせるポイントが見つかるかもしれません。
磯谷：知らない事・複雑な事を習得する過程は面白いと同時に、苦痛を伴います。でもそれを超える好奇心を持ち続けたいですね。1人では行き詰まりがちなデジタルも、コープさっぽろには相談できる人や場があります。今後も義務ではなく、楽しくDX化の波に乗り、習得して時代についていきたいです。
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コープさっぽろでは、今回紹介した仕事改革発表会、業務基準書、IE・QC教育の3つを組み合わせながら「改善のサイクル」を常に回しています。
所属する部署は違っても、「改善したい」という思いは同じ。現場の知恵や優れた気づきを集約しボトムアップを継続することが、コープさっぽろの更なる業務効率化に繋がります。
コープさっぽろでは、一緒にその未来に向かってくれる仲間をいつでもお待ちしています！