「そうだ!Slackがあるじゃないか!」デリカ部でSlackが大活躍!!
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「そうだ!Slackがあるじゃないか!」デリカ部でSlackが大活躍!!

みなさん、こんにちは!にーおかです。
今日も熱いですねぇ。。。北海道にはエアコンがついていない家も多く、みんなどうやって暑さをしのいでるのか、気になります。。。

さて!!コープさっぽろにはいろんな部門があり、それぞれの部門がそれぞれ、SlackやGoogle Workspaceを活用しています。

そんな中、前回CIOとCDOの振り返りの中で
「唐揚げ事件!」と話題になった、デリカ部でどのようにSlackが活用されているのか、商品本部副本部長スズキさんに話を伺いました!

唐揚げ事件の裏側

ー唐揚げ事件、本当にすごかったですね!

<唐揚げ事件のあらまし>
唐揚げが揚げると黒くなってしまい、販売出来ないよ。という状況でSlackが大活躍し、正規のロットの手配が間に合い、無事に唐揚げが販売できた!という事件。詳しくは、こちら

ありがとうございます。実はあの日、しろいし中央店のオープン直後でデリカ部全体がとてもバタバタしていて。連絡を取りまとめるSVもバイヤーもみんな、しろいし中央オープン業務に参加していたんですよね。そんな中で、この事件が起きてしまったんです。

デリカ部(お惣菜周辺)で、なにか問題が起きると通常は、地域を取りまとめるSVに連絡がはいり、SVからデリカのバイヤーに連絡が入り。という順番で、確認等やり取りを行うのですが、この唐揚げ事件に関しては「あと1時間以内に発注して配送をかけないと間に合わない。」という状況だったんです。というのも、その唐揚げ翌日が特売日で、チラシにも「特売です!!」と掲載してある商品だったんですよね。なので、「販売しない」という選択肢がなくって。どうにか販売できる状態を作れるようにしたかったんです。ただ、それには各店電話をして、取りまとめをしてとやっていたのでは間に合わなかったんですよね。

「そうだ、Slackがあるじゃん」

って、そこで気づいてSlackで確認を取り始めて、後は長谷川さんがYouTubeで話していたとおりの状況に。という流れなんです。

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(実際の唐揚げ、全然色が違いますよね)

Slackを活用したことでの変化

ーなるほど・・・。すごいですね。Slackの活用を始めて変わったことってありますか?

そうですね。一番目に見える変化は先程の唐揚げ事件にもあった、連絡体系が変わったことかもしれないですね。デリカ部には、業務連絡のチャンネルのほかに、唐揚げ事件の舞台にもなった「#デリカ部何でも目安箱チャンネル」があり、そこに何でも投稿していいよー。という形をとっているんです。
今までは、備品の発注からトラブルからすべて一度エリア担当のSVに連絡をし、そこからバイヤーに連絡が入り。という縦階層の連絡手段だったのですが、Slackを活用し始めたことでみんなそこに投稿するようになったんですよね。「○○の発注おねがいしまーす」とか、「〇〇がなんかちょっと変ですー。」とか。

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SVも忙しいので、電話だけで対応となるとどうしても忘れちゃったりするし、店舗の職員も「催促するのは申し訳ないな」とか忙しくて忘れちゃったりとか、お願いしていた対応をしてもらえないまま、不自由さを感じながら業務をする。ということが残念ながら発生してしまっていたんです。Slackを導入してからは、店舗から質問が上がるとそれについて「質問を見てわかる人が回答する」ことができるようになって、質問者を待たせる時間も短くなったり、一人ひとりの負担量が減ったようにも思います。

さらにいうと、Slackを活用することで「この人こういう働き方をしていたり、こういうことに気をつけている人だったんだな」という、店舗職員の働き方が見えるようになったというのも、すごく大きな変化点ですね。

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店にはよく行くのですが、やっぱり店舗職員も忙しく、話せたとしても長くて10分程度のことが多いんです。そうなると、どういう風に仕事に取り組んでいるのか等、職員のそれぞれの考えややっていることの詳細までは、なかなか直接知ることが出来ないんですよね。なので、SVから聞いたりして、色々補完していたんです。

でもSlackがあることで、各店の職員が工夫を凝らして装飾をしてくれていることも、小さなことに気をつけているのだなということも、直接知れるようになりました。そういった意味でもあって本当に良かったな。って思います。

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(写真:全道の店舗から寄せられる、売り場写真)

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(写真:こんな風に業務改善をしてますよ。というきたみ春光店の写真)

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(写真:アジアンフェスタでの一工夫の共有)

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(写真:上記写真に対して、うちではこうやったよ!の共有)

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(写真:同じくきよみ店はこういう工夫をしたよ、という共有)

マネージャー会や店長会など会議等はもちろんあるのですが、会議はやっぱり会議で、連絡事項を伝えたりすることがメインになってしまうんですよね。
このような詳細の工夫共有含め、細かいやり取りがSlack上ではされていて、本当に給湯室のような、休憩室のような雰囲気だなぁと感じています。

緊急事態が発生した際の情報共有でも大活躍

今年の2月に、美唄で大規模な断水が発生したのは道内の皆さんであれば、記憶されている方もいるのではないでしょうか?コープさっぽろも美唄に店舗を構えていて、色々対応をしなければいけない。「さぁ、どうする」っていう状況になったときに。本部長がポツリと「全然状況が見えない」って言ったんです。その際に、

「そうだ!Slackがあるじゃないか!!」

となり、立ち上げたのが「tmp-びばい店断水対応」というチャンネルでした。

ーチャンネルの立ち上がりから、ブワーーーっと広がりがすごかったですね。

チャンネルを作ったときに24名、わたしが思いつく人を招待して参加をしてもらったんです。でも、そこから各々がこの人もいたほうが良いと判断をし、招待をしたりして最終的には50名程度のチャンネルになりました。

断水ということで、食料を追加で持っていく必要がある手配や、水の運搬等含め、全てSlack上で行ったんです。

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それぞれが何時に何をどのぐらいもって出発したという情報は、来店された組合員さんへの情報につながると思います。あと30分で来るなら待っていようとか、あと2時間かかるなら出直してこようとか、困っている市民のみなさんも、情報がわかることで行動予定を組むことができたり、お店のスタッフも「わからないんです」というアナウンスではなく、確かな情報を持って、安心して対応できますよね。同時に、Slackがあることで本部の人が、「〇〇到着した?」などの問い合わせを、店長に電話でしなくて済み、接客に集中できるなどのメリットもあります。

Slackがあることで、それぞれの職員がそれぞれの情報を書き留め、ここを見ればすべてわかる。という状態に出来たんです

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(高速道路渋滞情報もSlackに。たくさんの方が各方面からびばい店に向かっているので、ここを回避したほうが、という貴重な情報)

Slackの一番良い点って、途中でチャンネルに入った人も、過去のやり取りを全部見られることだと思うんです。途中から入ったとしても、今までの経過や現在の状況を理解することが出来、即時に自分のやるべき対応に入れるというのもすごく大きいと思います。

まとめ

今年の6月に行われた、コープさっぽろの通常総代会(会社でいう株主総会のようなもの)で、このようなコメントを頂きました。

「美唄で断水の日が続き大変でした。水が売り切れ、砂川店に買いにいきましたが、美唄店では午後には水が入荷され本当に助かりました。お惣菜コーナーでは、大量の稲荷ずしと揚げ物、包装米飯のご飯が売られており、たすかりました。また給水所の案内ポスターの掲示、お店のトイレも2日後には使用できるようになり、(一部略)コープが災害に強いお店で助かりました。今後も災害時に助けてください。ありがとうございました。」

Slackを活用した、迅速な情報連携と職員の行動の速さや判断の速さによって、このようなお言葉をいただくことが出来ました。本当に喜ばしいことだと思います。

スズキさんの話を聞き、
いろんなチャンネルを見る中で感じたのは、
「メールではこの動きは難しいよね」
ということです。

CCが沢山増えていったり、過去の経緯を追うのも大変だったり。
レスポンスがタイムリーじゃなくなってしまったり、、、。

メールにはメールの良さがあり、SlackにはSlackの良さがありますよね。

その中で、Slackの役割をうまく捉え活用している、デリカ部の今後が楽しみです!!

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